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Sortierte Briefe und Mappen in einem Ablagefach — Post, die bereits geordnet ist.

KI-Agenten und Prozessautomatisierung

Ein Agent pro Ablauf. Nicht ein Werkzeug für alles.

Wir bauen keine Standardsoftware, die Sie danach an Ihren Betrieb anpassen. Wir bauen den Agenten um den Ablauf herum, den Sie schon haben.

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Fünf Bahnen · eine Anbindung

Der Agent kommt zu Ihnen, nicht Sie zu ihm.

Sie sollen kein neues Programm lernen. Bedient wird über die Kanäle, die bei Ihnen ohnehin offen sind.

Bedienung

E-Mail, WhatsApp oder ein einfaches Dashboard — je nachdem, was bei Ihnen im Alltag am kürzesten ist.

Schnittstellen

Postfächer wie Outlook und Gmail, Kalender wie Google, Outlook und iCal, CRM-Systeme, Buchhaltungssoftware. Was in Ihrem Fall möglich ist, klären wir vorab.

Freigabe

Kritische Aktionen erfordern immer eine menschliche Freigabe. Bei Unklarheiten meldet sich der Agent, statt eigenständig zu handeln.

Nach der Übergabe

Sie bekommen eine Einweisung, und wir bleiben für Anpassungen und Fragen ansprechbar. Keine Warteschleife, keine Ticketnummer.

Fünf Abläufe, eine Anbindung.

Jeder Agent hört auf einen Eingang, entscheidet nach Ihren Regeln und legt Ihnen vor, was eine Freigabe braucht. Angebunden wird an das, was Sie ohnehin nutzen.

  1. Sortierte Briefe und Mappen in einem Ablagefach — Post, die bereits geordnet ist.

    Eingang

    E-Mail und Verwaltung

    Eingehende Nachrichten werden nach Anliegen und Priorität sortiert. Routineanfragen bekommen einen vorbereiteten Antwortentwurf, alles andere geht an die zuständige Person.

    Erkennt
    Absender, Anliegen, Dringlichkeit, Anhänge
    Tut
    Kategorisieren, Antwort entwerfen, weiterleiten, ablegen
    Fragt
    Bei allem, was verbindlich ist oder Geld kostet
    Andockt an
    Outlook, Gmail und vergleichbare Postfächer
  2. Ein Dokumentenscanner zieht ein Formular ein und legt es digital ab.

    Papier

    Dokumentenverarbeitung

    Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und Formulare werden gelesen statt abgetippt. Der Agent erkennt den Typ, holt die relevanten Werte heraus und legt das Dokument dort ab, wo es hingehört.

    Erkennt
    Dokumenttyp, Beträge, Daten, Beteiligte
    Tut
    Auslesen, benennen, ablegen, weiterreichen
    Fragt
    Bei unklarer Zuordnung oder abweichenden Beträgen
    Andockt an
    Ihre Ablage und gängige Buchhaltungssoftware
  3. Ein aufgeschlagener Terminkalender mit farbig markierten Einträgen neben einer Uhr.

    Kalender

    Termine und Buchungen

    Terminanfragen werden angenommen, mit Ihrem Kalender abgeglichen und bestätigt — auch dann, wenn bei Ihnen gerade niemand ans Telefon geht.

    Erkennt
    Anliegen, Wunschzeit, Dauer, Wiederholung
    Tut
    Prüfen, buchen, bestätigen, erinnern, umbuchen
    Fragt
    Bei Überschneidungen und Sonderfällen
    Andockt an
    Google, Outlook, iCal
  4. Ein Arbeitsplatz für Bildinhalte: Kamera, Farbmuster und ein Telefon mit vorbereiteten Beiträgen.

    Aussenwirkung

    Social-Media-Abläufe

    Beiträge werden vorbereitet und Ihnen vorgelegt. Veröffentlicht wird erst nach Ihrer Freigabe — das ist bei allem, was nach außen geht, keine Komfortfunktion, sondern die Grundeinstellung.

    Erkennt
    Anlass, Kanal, Tonalität, passenden Zeitpunkt
    Tut
    Entwurf erstellen, vorlegen, nach Freigabe veröffentlichen
    Fragt
    Vor jeder Veröffentlichung
    Andockt an
    Freigabe per E-Mail oder WhatsApp

  5. Ihr Fall

    Individuelle Abläufe

    Der häufigste Fall ist der, den es so nur bei Ihnen gibt: eine Kette aus Zuruf, Tabelle, Mail und Nachfrage, die niemand aufgeschrieben hat. Dafür bauen wir individuell — angebunden an Ihre bestehenden Systeme über deren Schnittstellen.

    Ablauf analysieren lassen

Ehrlich gesagt

Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert.

Ein Agent lohnt sich, wenn eine Aufgabe häufig anfällt und jedes Mal ähnlich abläuft. Fällt sie selten an oder sieht sie jedes Mal anders aus, kostet die Automatisierung mehr, als sie einspart.

In dem Fall sagen wir Ihnen das — und schlagen stattdessen eine Claude-Schulung vor, damit Ihr Team das Werkzeug selbst einsetzt, wenn es passt.

  • Lohnt sich meistTäglich oder wöchentlich, immer gleicher Ablauf, klare Regeln, viel Tipparbeit.
  • Kommt darauf anUnregelmäßig, aber aufwendig. Hier entscheidet, wie stabil die Regeln sind.
  • Lohnt sich seltenSelten, jedes Mal anders, viel Ermessen. Hier hilft Können mehr als Technik.

Sagen Sie uns, wo die Zeit bleibt.

Ein Gespräch von etwa 30 Minuten reicht, damit wir einschätzen können, ob sich bei Ihnen etwas automatisieren lässt — oder ob eine Schulung der bessere Weg ist. Kostenlos, unverbindlich, Antwort innerhalb von 24 Stunden werktags.

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Oder direkt: info@mzitsolutions.de +49 152 29272532